En matière de veille, le savoir-faire du veilleur est essentiel. C’est à lui que revient la responsabilité de débusquer l’information qui sera la plus utile à son organisation – l’information la plus appropriée à la stratégie globale de l’entreprise, et notamment à ses différentes fonctions. Mais l’information la plus pertinente qui soit n’est rien si elle ne bénéficie pas d’une diffusion adéquate : c’est ici qu’intervient la notion de canal de diffusion.
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La newsletter : le canal le plus important à soigner
Les entreprises qui engagent une réflexion autour de leurs outils de veille sont la plupart du temps concentrées sur les caractéristiques techniques de ceux-ci. La plateforme de veille est-elle en capacité de « crawler » un ensemble de sources le plus large possible ? Propose-t-elle un classement rigoureux de l’information ? Comment l’automatisation et l’intelligence artificielle viennent-elles faciliter la recherche ? Si ces questions sont tout à fait légitimes, elles doivent nécessairement être complétées par d’autres, liées celles-ci aux canaux de diffusion. De quelle manière et sous quelle forme l’information collectée est-elle transmise ? Peut-elle être personnalisée en fonction des différentes cibles de lectorat du veilleur ?
En l’espèce, la réflexion se doit de porter sur trois éléments. : la newsletter, la plateforme de veille et les usages des professionnels concernés.
La newsletter est sans conteste le plus important d’entre eux dans la mesure où c’est grâce à elle que le lecteur est redirigé vers la plateforme de veille. Pour être efficace, celle-ci doit se fondre dans la masse des informations de l’entreprise. Elle doit notamment reprendre la charte graphique de l’organisation : police de caractères, couleurs, logo… Sa présentation peut être fouillée ou pas, avec un texte de synthèse si nécessaire. Agile, elle doit être en capacité de s’adapter à ses différentes cibles. On ne s’adressera pas de la même manière à l’équipe de direction, à l’équipe juridique ou à celle du marketing par exemple… Dans certains cas, l’approche éditoriale sera plus axée sur le contexte et la stratégie globale que dans d’autres, où l’on déploiera une dimension plus opérationnelle. Ainsi, s’adapter à ses lecteurs est primordial.
Considérer la plateforme de veille et les usages
La plateforme de diffusion constitue le second axe de réflexion à engager. Tout comme la newsletter, celle-ci se doit d’être spécifique, ajustée au mieux à la nature et à la personnalité de l’organisation. Cela passe une fois de plus par la forme, les polices de caractères, la présence du logo ainsi que les éléments graphiques de l’entreprise. Cela passe également par le déploiement de fonctionnalités personnalisées en fonction des utilisateurs. Ici, il peut être très utile de développer des espaces personnalisées selon les directions (R&D, juridique, commercial…). Chaque espace de diffusion correspondra à des utilisateurs particuliers, ne serait-ce que pour éviter l’impression d’une surabondance d’informations…
Le troisième axe de réflexion à mener concerne les usages. Ceux-ci n’ont eu de cesse d’évoluer dans la période récente, notamment sous l’influence de la pandémie de Covid-19. Certaines équipes sont souvent absentes du bureau, avec des temps de parcours dans les transports qui peuvent être longs. Les collaborateurs peuvent être en déplacements professionnels dans des salons ou des conventions… Comment rendre l’information accessible à tous, sur smartphone aussi bien que sur ordinateur ? Cet enjeu est devenu central, d’autant plus que cette veille se partage souvent plus facilement via son téléphone mobile que via son PC. Ainsi, un bon dispositif de diffusion de l’information comprend nécessairement une capacité à accéder et à partager une image ou un texte, avec des applications collaboratives qui, de plus en plus, s’imposent comme des prérequis.
Au moment d’opter pour un outil de veille, il est opportun de vérifier que la plateforme de veille est adaptée aux besoins de son entreprise. Il est également stratégique d’intégrer les canaux de diffusion à la réflexion. Ceux-ci doivent aborder les dynamiques de lecture, les usages différenciés, les parcours des cibles que le veilleur ambitionne de toucher durablement. Dans ce contexte, le trio gagnant est composé de la newsletter (qui « aspire » le lecteur), de la plateforme (qui le fidélise) et du smartphone (qui lui permet une action quotidienne). C’est ainsi une véritable dynamique écosystémique qu’il convient de bâtir, en conservant toujours à l’esprit que l’adaptation à son lectorat est l’une des clés permettant à une veille d’être efficace.
