Assiste-t-on à la fin progressive des bureaux attitrés ? Le flex office est-il vraiment bénéfique pour l’entreprise ? Pour les collaborateurs ? Le passage au flex office interroge et Deskeo, opérateur de bureaux flexibles, s’est penché sur la question au travers d’une enquête menée auprès de 3 978 professionnels. Résultats.

Flex office : un atout pour l’entreprise ?

Bien que la raison principale soit la réduction des coûts, il y a de nombreux facteurs qui poussent les entreprises à franchir le pas du flex office. En effet, 79% de celles interrogées par Deskeo admettent envisager de passer au flex office dans une démarche de réduction des coûts. Mais la deuxième motivation plébiscitée par 60 % d’entre elles est de favoriser une meilleure expérience humaine des salariés et une meilleure gestion vie professionnelle et personnelle. Enfin, la troisième motivation principale concerne à 43 % l’envie d’utiliser l’espace différemment avec davantage de salles de réunion ou d’espaces de convivialité.

Toutefois, l’étude de Deskeo révèle qu’en fonction des motivations mobilisées pour sauter le pas du flex office, celui-ci est plus ou moins bien vécu par les collaborateurs. De fait, seulement 34% d’entre eux considèrent cette transition comme étant très positive avec une parfaite adaptation des équipes alors que deux tiers des répondants ont un bilan négatif ou mitigé. En effet, pour ceux dont le bilan est positif, les intérêts des salariés sont davantage considérés. Dans le cas d’un bilan positif, 54% des entreprises voulaient renforcer l’attractivité des bureaux pour en faire un atout en matière de marque employeur et 39% réduire la surface pour une meilleure localisation. Dans le cas d’un bilan négatif ou mitigé, les chiffres sont respectivement de 19,5% pour l’attractivité et de 5% pour une meilleure localisation.

Un processus plus complexe qu’il n’y paraît…

Challenge financier, organisationnel, psychologique, technologique…, les problématiques du passage au flex office sont nombreuses. Ainsi, pour 62% des entreprises déjà en flex office, l’impact humain a été le facteur le plus délicat lors de la réorganisation. Juste derrière, il s’agit sans surprise de chiffrer le projet et d’évaluer son coût (pour 61% des entreprises). Enfin, la méconnaissance du processus a été un challenge pour 53% des entreprises.

De plus, le passage au flex office peut prendre du temps, surtout s’il n’a pas été anticipé et suffisamment communiqué en amont au collaborateurs. Pour plus de 80% des entreprises, la période d’adaptation est inférieure à 3 mois. Pour 44 % des personnes interrogées, il a fallu aux équipes entre 1 et 3 mois pour adopter ce nouveau mode d’organisation.

… et qui ne convient pas à tout le monde

L’étude de Deskeo montre que le flex office, pour de multiples raisons, ne convient pas à tout le monde. Pour les 29 % d’entreprises qui n’envisagent pas du tout de passer au flex office, c’est avant tout parce que cela ne semble pas adapté à leur activité (59%). Mais plus de 55% d’entre elles évoquent un frein psychologique quand 47 % pensent qu’il s’agit juste d’un effet de mode et 43 % n’ont pas les moyens de réorganiser leurs bureaux.

« Cette année a montré toute l’importance d’une organisation flexible, capable d’adaptation et a surtout démocratisé le télétravail. Il est donc tout naturel que les entreprises se tournent vers le flex office. Cependant, cette transition n’est pas à prendre à la légère et demande de nombreuses compétences, ainsi qu’une implication des collaborateurs.», commente Frank Zorn, co-fondateur de Deskeo.