Une récente étude en ligne, menée par Sciforma et Zebaz fait état du sentiment d’urgence des salariés face à leur travail. En effet, neuf français sur dix se plaignent de devoir travailler dans l’urgence et ce sont les mêmes à reconnaître que seul un quart de leurs tâches sont réellement prioritaires.

Il s’agit alors de savoir gérer son temps et ses priorités malgré les contraintes quotidiennes. Au palmarès de ces contraintes, les réunions à 75,7 %, les collègues à 71,5 %, les problèmes techniques à 68,6 % et enfin les contre ordres à 67,4 %. En résulte un sentiment d’urgence permanent et une tendance à ne plus maîtriser sa charge de travail. Il importe ainsi d’éviter ces contraintes et de maximiser son efficience en suivant les « trois R » de l’efficacité : le respect de soi-même, le respect des autres, et la responsabilité de chacun de vos actes.
Cela vous permettra non seulement de ne plus vous laisser déborder mais aussi d’éviter le syndrome qui touche de plus de salariés : le burnout. Il vous faut ainsi apprendre à devenir proactif, de savoir clarifier les priorités de votre fonction, d’être efficace dans un univers de travail de complexe et de tirer profit des nouvelles technologies sans se laisser asservir par celles-ci.

1. Soyez stratège de votre temps

Dans l’ouvrage « les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent » écrit par Stephen Covey (spécialiste en management et ancien conseiller de Bill Clinton), l’auteur présente 7 principes qui permettent de réussir ce que nous entreprenons. Parmi ces 7 principes, il pointe une qualité essentielle : la proactivité. Cela se résume à la capacité à contrôler son environnement plutôt qu’à laisser celui-ci nous contrôler.
Stephen Covey oppose la proactivité et la réactivité, les personnes réactives se résignant à l’idée de ne pouvoir contrôler leur environnement alors que les individus proactifs contrôlent leur environnement. Car même si nous n’avons peut-être pas toujours un contrôle sur les événements intervenant dans notre vie, mais nous avons toujours la possibilité de choisir notre réponse face à tel ou tel évènement. Stephen Covey recommande une attitude de prise d’initiative, de contrôle de sa vie. L’objectif c’est d’être proactif en se concentrant sur les moyens d’influer sur notre cercle d’influence (qui correspond aux événements sur lesquels il est possible d’agir) et de ne pas se focaliser sur ce que l’on ne peut contrôler.

2. Clarifiez les priorités de votre fonction

Dans son ouvrage, Stephen COVEY conseille de donner la priorité aux priorités. Dans cette logique, il importe de se focaliser sur ce qui importe vis-à-vis des objectifs que l’on s’est fixé à long terme et savoir distinguer l’urgent de l’important. Le but est de consacrer du temps à ce qui est important et non à ce qui semble urgent. L’auteur propose alors de classifier ses activités suivant la matrice suivante :

Chaque activité que nous accomplissons durant la journée peut être mise dans l’une de ces 4 quadrants : Urgent et important, Non urgent et important, Urgent et non important, Non urgent et non important, la principale difficulté étant de déterminer les critères indiquant le caractère urgent de telle ou telle activité.
On note d’emblée que pour être productif, il faut s’éloigner des quadrants III et IV, ce qui suppose de savoir refuser les activités qui figurent dans ces 2 quadrants. S’il semble assez simple d’éliminer les activités du quadrant IV, non urgentes et non importantes, il est assez facile de se laisser entraîner dans les activités de quadrant III telles que les sollicitations par email et par téléphone et les réunions. Attention, celles-ci sont chronophages et nous éloigne de notre but, c’est pourquoi il faut apprendre à dire non aux sollicitations extérieures et à déléguer.
Le quadrant 2 correspond aux activités importantes et non urgentes qui auront la plus grande influence. Ce peut être des actions de  planification, de préparation, de formation, de réseautage…. Ce sont ces activités qui feront la différence sur le long terme, il est donc nécessaire de leur consacrer le plus de temps possible. Stephen Covey a d’ailleurs remarqué que les gens qui réussissent passent la plupart de leur temps dans le quadrant II. Enfin, les activités du quadrant I sont urgentes et importantes. Elles ne peuvent être reportées. Cependant, en se montrant proactif et en consacrant plus de temps aux activités de planification (quadrant II), il est possible d’augmenter notre contrôle sur les événements de notre vie. C’est cette anticipation qui permet d’éviter la plupart des urgences du quadrant I et ainsi, de diminuer celui-ci.
Cette qualité de proactivité est l’une des caractéristiques de « l’homme alpha », concept largement utilisé en développement personnel. Proactif, l’homme Alpha compte son temps, car celui-ci est précieux ; il définit seul ses priorités et ses valeurs pour construire sa vie, autour de laquelle gravitent ou non ses amis ; Ambitieux, il sait exactement ce qu’il veut. De façon schématique, l’homme alpha s’oppose à la « victime » : Il est dominant, proactif, assertif, dans le contrôle,… bref il est l’exemple à suivre. L’homme dit « Alpha » est une personne qui domine un groupe, un chef, dont la prestance repose la sécurité qu’il dégage.

3. Finissez-en avec la procrastination

Nous avons tous tendance à nous fixer des tâches pour lesquelles on ne trouve pas le temps nécessaire et qu’on remet systématiquement au jour suivant ou à la semaine suivante. Il faut savoir que les tâches inachevées ou non réalisées nous polluent l’existence en permanence en occupant notre esprit de manière consciente ou inconsciente.
Au contraire, lorsque nous parvenons à finaliser une tâche, nous ressentons un sentiment de victoire qui nous motive pour s’attaquer aux tâches suivantes. Aussi, pour éviter de reporter au lendemain, il est important d’être réaliste et de sélectionner les tâches importantes (qui servent nos objectifs à long terme), de limiter le délai de réalisation de ces tâches en tenant compte des imprévus éventuels qui pourraient survenir au cours de la journée.
Par ailleurs, si vous n’êtes pas heureux dans votre travail, vous aurez tendance à procrastiner, à retarder le moment ou vous devez vous mettre au travail. Heureux paradoxe, ces personnes qui procrastinent sont redoutablement efficaces car elles repoussent autant que possible l’échéance. Elles sont amenées à travailler sur un laps de temps au final très court de façon intensive… Mais au prix de quel stress…
Aussi, pour éviter de reporter continuellement les tâches qui vous déplaisent, Il est conseillé de commencer sa journée en s’attaquant immédiatement à ces activités prévues sans passer par la case email ou recherche sur Internet, ô combien chronophages… S’il s’agit d’une tâche fastidieuse, divisez-la-en sous tâches, auxquelles vous consacrerez un temps défini chaque jour. Et si vous butez régulièrement sur une tâche, pensez à la déléguer. Mais retenez que « Le plus petit effort entraîne des suites sans fin », (Alain). Quand vous décidez enfin à exécuter cette tâche qui vous pollue l’esprit depuis des jours, remarquez à quel point vous vous sentez bien.
 

Pour en savoir plus :

« Développez votre efficacité professionnelle » de Frédérique Guénot

Editions Vocatis Studyrama