1. Préparer l’aspect technique de la réunion
Rien n’est plus frustrant qu’une caméra floue ou un son médiocre pour les participants d’une réunion en ligne. Il est recommandé de prendre le temps de tester la webcam, le micro et surtout en amont la connexion Internet, afin de garantir la bonne qualité des échanges. Le Wi-Fi est par définition un réseau instable, à l’inverse d’un réseau filaire, qui va offrir un débit continu.
Avant la visioconférence, il est également important de s’assurer que tous les participants peuvent accéder à la plateforme sans problème. Pour cela, il peut être conseillé d’envoyer le lien de la réunion à l’avance et, si nécessaire, de proposer un test technique approfondi. Ces tests préalables évitent de perdre du temps en réglages et en configuration au moment de la réunion et préservent la dimension professionnelle de l’échange.

2. Aménager son environnement
La lumière naturelle offrira toujours un meilleur résultat d’éclairage en visioconférence. Il est important de se placer face à la source de lumière, et non dos à une fenêtre par exemple, pour éviter les contre-jours et la dégradation de l’image. Si la pièce est sombre, il est préférable de se positionner avec une lumière latérale ou face au visage, pour obtenir une luminosité suffisante. Un bon éclairage mettra en valeur le visage et rendra la communication plus engageante.

Un arrière-plan neutre ou flouté évite les distractions. Il est également possible d’opter pour une image de fond, à adapter selon le public. Pour faire meilleure impression, il est conseillé de vérifier le cadrage avant d’entrer dans la réunion.

Mettre le téléphone en mode silencieux et demander aux proches de ne pas interrompre si l’on est en télétravail est essentiel. Il est également important de désactiver les sons des notifications de l’ordinateur.

3. Structurer et partager l’ordre du jour
Envoyer l’ordre du jour et les documents nécessaires à la réunion au moins 24 heures à l’avance permet aux participants de se préparer et de contribuer efficacement aux échanges.
Un ordre du jour bien structuré facilite la communication et la conduite de la réunion, permettant d’atteindre les objectifs fixés. Il est possible de commencer la visioconférence par un bref rappel du but de la réunion, puis de poursuivre avec les sujets principaux à aborder, et de terminer par une session de questions-réponses.

4. Mener une visioconférence engageante
Pour capter l’attention, il est recommandé de poser des questions ouvertes, de partager des vidéos et des images, ou d’utiliser des outils interactifs comme les sondages. Des anecdotes pertinentes ou des exemples concrets peuvent également aider à maintenir l’intérêt.

Encourager les participants à poser des questions via le chat ou en direct, en utilisant des fonctionnalités comme le « lever de main » pour éviter d’interrompre d’autres intervenants et veiller à valoriser chaque participation, favoriser une discussion dynamique et enrichissante.

5. Assurer le suivi post-réunion
Un résumé clair des points discutés, accompagné de l’enregistrement de la réunion, peut être partagé à l’issue de la visioconférence, si celle-ci n’est pas confidentielle ou classifiée. Les comptes-rendus aident à garder une trace des décisions prises et des actions à entreprendre. L’intelligence artificielle permet aujourd’hui de faciliter cette étape en créant des transcriptions et des comptes-rendus sur simple demande.

Il peut être intéressant de demander aux participants leur avis sur la visioconférence, en les contactant directement ou en leur demandant de remplir un questionnaire de satisfaction. Leurs retours sont précieux pour améliorer les futures visioconférences.