Les employés rédigent en moyenne 99 e-mails par semaine, mais malgré cette implication, 4 personnes sur 10 admettent qu’elles ne prendraient pas la peine de lire un e-mail de plus de huit phrases. Par ailleurs, l’employé moyen supprime ou ignore six e-mails par jour en se basant uniquement sur l’objet du message. La suppression de la boîte de réception a toutefois un coût : près d’un tiers des employés (31 %) passent à côté de quelque chose d’important.

Au total, 27 % estiment que l’e-mail est une « forme de communication dépassée”, 55 % déclarent qu’il est facile de se méprendre sur le ton employé, 48 % soulignent qu’ils passent à côté d’e-mails à cause des spams ou des dossiers indésirables, et 44 % notent que leur boîte de réception est encombrée d’e-mails non pertinents.

Le ton des e-mails est une source de tension particulière pour les jeunes générations : 45 % des membres de la GenZ et 38 % des Millenials déclarent ressentir une attente sur la formulation des e-mails contre seulement 28 % des membres de la GenX et 22 % des baby-boomers.

Une productivité en baisse : les employés plébiscitent l’IA comme alternative

Selon les personnes interrogées, les boîtes de réception débordantes nuisent à la productivité. En effet, 40 % d’entre elles affirment qu’elles se sentent bloquées par des tâches subalternes comme l’e-mail (52 % des personnes interrogées de la GenZ). Les répondants indiquent également que les tâches en lien avec les e-mails les empêchent de réussir dans leurs missions : le filtrage des e-mails non pertinents (49 %), les réponses aux e-mails (35 %), la recherche d’informations internes (23 %).

En ce qui concerne les alternatives aux e-mails, 22 % des personnes interrogées indiquent que leur productivité serait améliorée en réduisant leur dépendance à l’égard de ce moyen de communication. Elles sont également 29 % à penser que les outils d’IA stimuleront la productivité et près de la moitié (51 %) déclarent que l’attrait de l’IA réside dans sa capacité à remplacer les tâches manuelles et répétitives. Enfin, 41 % affirment que l’IA pourrait les aider à recevoir des réponses immédiates et 41 % soulignent qu’elle libérerait du temps pour se concentrer sur d’autres tâches à plus grande valeur ajoutée.

“L’e-mail résiste et ne veut tout simplement pas mourir. Pourtant, lorsqu’il s’agit de communication professionnelle, l’étude de Slack révèle que cette technologie vieille de 50 ans n’est pas adaptée. Les employés des petites entreprises perdent chaque semaine une journée de travail à rédiger des e-mails – qui restent souvent non lus – au détriment d’un travail productif. Il appartient aux dirigeants d’adopter des technologies qui contribuent à rationaliser la communication et le partage des connaissances, à accélérer le travail grâce à l’IA et à l’automatisation et à maintenir l’engagement et la concentration de chacun sur un travail plus significatif et ayant plus d’impact. L’e-mail ne disparaîtra peut-être jamais complètement, mais si nous parvenons à dépasser la tyrannie de la boîte de réception, nous pourrons faire une énorme différence dans le travail d’aujourd’hui », déclare Deirdre Byrne, responsable du Royaume-Uni et de l’Irlande chez Slack.

Quels sont les problèmes identifiés par les personnes interrogées qui utilisent les e-mails ?

● Il est facile de mal interpréter leur ton (55 %)
● Les e-mails importants peuvent être envoyés dans les spams ou les courriers indésirables (48 %)
● Ma boîte de réception est facilement encombrée par des e-mails qui ne me concernent pas (44 %)
● On s’attend à ce que les gens restent « formels » (35 %)
● Je n’arrive pas à trouver la bonne information parce qu’elle est noyée dans un fil de discussions (30 %)
● Je n’ai pas été mis en copie d’e-mails ou de fils de discussion contenant des informations essentielles (25 %)
● Il faut trop de temps pour obtenir une réponse (24 %)
● Je n’ai pas la possibilité de me retirer des boucles d’e-mails (20 %)