Si le contexte économique actuel souligne la nécessité pour les entreprises de faire des choix efficaces, notamment en matière de ressources, il n’est pas surprenant que, dans le domaine de gestion des dépenses, de plus en plus de décideurs évaluent le rapport coût-bénéfice des voyages d’affaires et s’intéressent davantage aux moyens permettant de faire des économies.
Toutefois, SAP Concur révèle, via une étude récente, que 98 % de la population a envie de voyager et la quasi-majorité des voyageurs d’affaires (96%) sont très attachés aux avantages personnels qu’offrent les voyages (découvrir de nouveaux lieux pour 44 %, participer à des dîners ou événements pour 39 % ou simplement faire une pause du quotidien pour 34 % des sondés).
L’étude met l’accent sur les bénéfices collaborateurs du voyage d’affaires – telles que la possibilité de créer du lien (46 %) ou augmenter la productivité des réunions (41 %) – SAP Concur propose aux entreprises cinq façons de faire des économies, sur les voyages et les dépenses.
Attention aux dépenses excessives engendrées par des erreurs
Lorsque que les collaborateurs saisissent les dépenses manuellement, cela est encore trop souvent source d’erreurs et coûte, donc, de l’argent aux entreprises. Aussi, investir dans des technologies intelligentes engendre un coût initial, mais elles permettent de réaliser des économies de temps et d’argent à moyen et long terme.
En effet, ces technologies extraient automatiquement les frais individuels des fournisseurs de cartes de crédit ou intègrent les frais et les reçus provenant directement des hôtels, des compagnies aériennes et des sociétés de location de voitures. Les reçus d’avion, d’hôtel ou de voiture de location, directement intégrés dans les notes de frais, minimisent les erreurs, d’autant plus lorsque les collaborateurs ont la possibilité de prendre des photos des reçus et de télécharger automatiquement leurs données.
Les entreprises doivent appliquer des politiques pratiques
Au travers d’une étude sur la fraude aux notes de frais, SAP Concur montre qu’environ 1 employé sur 3 (35%) trouve que la politique de voyage et de frais est adaptée à leur entreprise. Ainsi, il est aisé de comprendre que si les politiques de dépenses simplifiant les processus sont incontournables, elles doivent aussi s’aligner à la culture d’entreprise, pour être efficaces. Quant à elle, l’équipe financière doit être réaliste sur la manière dont ces politiques fonctionneront en pratique. Par exemple, il est peu probable qu’une politique convienne à tous les employés, il est alors nécessaire d’intégrer une approche de gestion de dépenses très flexible.
Les plateformes de gestion des frais professionnels donnent la possibilité aux administrateurs d’adapter les politiques à chaque collaborateur, en créant plusieurs versions au sein du système pouvant être appliquées avec des facteurs individuels, selon les départements ou les bureaux. Une fois ces politiques mises en place, il est également important de continuer à vérifier qu’elles restent adaptées au fil du temps : des audits automatiques et réguliers sont les meilleurs moyens d’y parvenir pour une visibilité complète et précise, et pour éviter aux équipes financières de passer en revue manuellement chaque transaction.
Libérer les employés de l’obligation de connaître les politiques par cœur
Les objectifs concernant les dépenses des employés doivent être clairs et rappelés régulièrement. Souvent, lorsque des dépenses excessives se produisent, c’est parce que l’employé n’est pas conscient du budget qui lui était alloué. Plus le plus il est probable que les employés de l’entreprise soient sur la même longueur d’onde et travaillent dans le cadre des politiques de dépenses établies.
Cependant, alors que seul un employé sur trois trouve que la politique de frais de déplacement de leur entreprise est simple à comprendre et seul un employé sur 3 prend des mesures pour éviter la fraude inconsciente – par exemple en vérifiant fréquemment les mises à jour de leur politique – il est donc urgent pour les entreprises de faciliter les réservations de voyage. Les solutions professionnelles de réservation de voyages, permettant aux voyageurs de savoir si les réservations sont couvertes ou non par la politique de l’entreprise réduisent le nombre de réservations hors politique potentiellement coûteuses.
Rationaliser la récupération de la TVA
De nombreuses entreprises ne parviennent toujours pas à récupérer la TVA et perdent beaucoup d’argent. Cela est souvent causé par des outils inefficaces et par la complexité du traitement des demandes de TVA et de la garantie de la conformité. L’utilisation d’une solution qui évite aux entreprises de gérer manuellement les demandes de remboursement de TVA leur permettent de gagner du temps et de l’argent et minimise les problèmes liés à la conformité.
Des données pour négocier les tarifs
Des tarifs réduits permettent de réaliser de réelles économies, mais pour les négocier, les entreprises doivent suivre les dépenses effectuées auprès de chaque fournisseur : une tâche bien ardue si l’entreprise ne dispose pas des bons outils pour trier les données incohérentes sur les dépenses provenant des cartes de crédit ou d’autres sources. De plus, lorsque les employés effectuent des réservations en dehors du système, ces dépenses peuvent ne pas être saisies. Harmoniser les données de dépenses provenant de n’importe quelle source de réservation, c’est s’assurer d’exiger les meilleurs prix.
