Un système archaïque mais satisfaisant… en surface

91% des entreprises se disent satisfaites de la gestion des dépenses dans leur entreprise… mais en regardant de plus près, de nombreux axes d’amélioration sont identifiables afin de permettre aux collaborateurs et au département financier de gagner un temps considérable dans la gestion des dépenses professionnelles.

35 % des DAF estiment en effet qu’un allègement des procédures administratives pourrait les aider à mieux effectuer les tâches, 24% souhaitent une plus grande automatisation des processus manuels et 20% veulent un aperçu clair et en temps réel des données.

La gestion des dépenses professionnelles apparaît donc comme une charge mentale supplémentaire dans l’esprit de l’employé, et qui s’ajoute aux tâches quotidiennes. 62% des DAF affirment en effet passer en moyenne jusqu’à 12 jours supplémentaires par an à analyser davantage la gestion des dépenses (consultation détaillée des achats de chaque entreprise, rapports plus fréquents, performances marketing, utilisation d’outils, etc.) Des tâches chronophages qui impactent également la bonne santé de l’entreprise :
• 64% des DAF considèrent en effet qu’une mauvaise gestion des frais a un impact direct sur la trésorerie et le cash-flow de l’entreprise, et 37% affirment que les processus manuels étouffent la croissance.

L’automatisation est un plus, pas un incontournable

En dépit des problèmes signalés, c’est le statu quo qui est préféré par les entreprises. Malgré les énormes économies de coûts et de temps à réaliser, 26 % des personnes interrogées déclarent ne pas avoir le temps ou le budget pour mettre en œuvre des solutions de gestion des dépenses. Pourtant, il y aurait de quoi faire : car 46% affirment ne pas disposer d’un outil digital de gestion des notes de frais.

Ce manque à gagner évident explique donc que seul un répondant sur 4 privilégie l’automatisation de leur processus comptable.

Le besoin de réduire les frictions apparaît pourtant d’autant plus incontournable que les DAF tendent à évoluer vers un rôle plus transversal au sein des entreprises (31 %) et que 43 % d’entre eux affirment être davantage impliqués dans les comités stratégiques et les décisions du conseil d’administration (20 %), Grâce à l’automatisation d’outils tels que la gestion des dépenses, il est possible de gagner du temps et de l’argent tout en libérant les équipes afin qu’elles puissent se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Plaidoyer pour un système de dépenses moderne pour libérer le potentiel du DAF

Les avantages de l’automatisation des processus financiers manuels et sources d’erreurs, ainsi que de la numérisation des données financières, ne se limitent pas au seul département financier, mais offrent des gains d’efficacité et une meilleure visibilité pour aider à préparer l’avenir de l’ensemble de l’organisation.

« Il devient plus que nécessaire de venir en aide aux DAF en allégeant leurs charges mentales grâce aux solutions numériques de gestion des dépenses. Les directeurs financiers déclarent passer entre 1 et 3 heures par semaine à rechercher des demandes de remboursement, à corriger des erreurs dues à une mauvaise gestion des réponses, ce qui représente un total de 18 jours par an gaspillés qui pourraient être alloués à d’autres activités pour le développement de l’entreprise », explique Alvaro Dexeus, Head of Southern Europe chez Pleo.

On constate donc un décalage notable entre d’un côté, la satisfaction apparente des dirigeants d’entreprise dans leur façon de gérer les dépenses, et de l’autre, une certaine lassitude à l’égard d’un système manuel chronophage qui détourne certains salariés de leur cœur de métier. A la lumière de ces chiffres, le fait est que l’automatisation des tâches relatives à la gestion des dépenses demeure un plus et non un impératif, ce qui n’aide pas à un changement de mentalités au sein des entreprises.