Le marché de la finance étant désormais porté par la numérisation, les tendances en matière de gestion des frais sont clairement orientées vers les nouvelles technologies et au numérique. Avec un éventail de solutions d’IA développées par les Fintech ces dernières années, le marché de la gestion des dépenses est prêt à les appliquer à plus grande échelle, à tous les niveaux des stratégies financières. Jenji, spécialiste de la gestion des dépenses professionnelles, revient sur les 4 tendances actuelles.
L’abandon du papier grâce à la numérisation
La numérisation des entreprises est un moteur évident de leur croissance. Au cours des 10 dernières années, les entreprises les plus grandes et les plus compétitives ont étudié l’impact de la transformation numérique sur leurs performances commerciales. Avec les perturbations dûes au COVID-19, la plupart des entreprises n’ont eu d’autre choix que d’adopter cette transformation.
La gestion dématérialisée des frais permet notamment une gestion en temps réel, la prévention des fraudes, la gestion à distance et un remboursement plus rapide des frais.
Alors que le marché européen met en place un cadre pour les transactions commerciales numériques, la transformation numérique est plus que jamais un impératif pour la plupart des entreprises.
La gestion des dépenses en temps réel
Avec un scénario sous-jacent de « ça passe ou ça casse », la pandémie a poussé les entités les plus réticentes à plus d’agilité et principalement dans tous les processus de décision. L’accès en temps réel aux dépenses est rapidement devenu un enjeu majeur pour les entreprises, contraintes de reconsidérer leurs objectifs commerciaux initiaux.
S’appuyant sur un taux de reconnaissance atteignant 99%, l’OCR (Optical Character Recognition) est devenu l’une des pierres angulaires de la gestion des dépenses professionnelles en temps réel. Couplé à l’automatisation, il permet aux employés de déclarer instantanément leurs dépenses. Grâce à cet outil, les équipes financières peuvent passer du coûteux système de déclaration manuelle des dépenses à une solution automatisée.
La gestion des dépenses en temps réel est le fondement de décisions financières judicieuses, s’appuyant sur des données actuelles plutôt que sur des données péniblement collectées l’année précédente. Grâce à cette technologie, les dépenses deviennent des notes de frais prêtes à être examinées et approuvées en un clin d’œil, les fraudes et les anomalies sont détectées instantanément, et les limites budgétaires sont toujours sous contrôle. La gestion des dépenses en temps réel est la voie à suivre pour rationaliser les dépenses et permettre une prise de décision financière proactive.
L’utilisation des cartes virtuelles pour lutter contre la fraude
Les paiements numériques B2B sont l’une des dernières tendances qui ont connu un essor avec les processus de travail post-COVID-19. Conformément à l’évolution vers une gestion en temps réel, les paiements en ligne permettent des transactions à distance plus rapides. En outre, la gestion des dépenses bénéficie des paiements par carte virtuelle grâce à l’amélioration des flux de trésorerie. Mais l’atout majeur des paiements par carte virtuelle réside dans le degré de sécurité du processus.
Si les premiers développements de l’utilisation de la carte virtuelle en entreprise ont reçu un accueil mitigé, la réduction significative du risque de fraude et une intégration facilitée dans l’écosystème de l’entreprise devraient contribuer à convaincre les équipes financières. Bien que les services de paiement pour le B2B soient soumis à une réglementation stricte, l’intégration de la carte virtuelle offre aux entreprises une solution de paiement prête à l’emploi, directement intégrée dans les processus de gestion des dépenses.
L’automatisation et l’apprentissage automatique pour une meilleure gestion
Avec l’automatisation, les entreprises ont compris qu’elles pouvaient économiser des ressources en transférant le travail à faible valeur ajoutée vers les ordinateurs, en relocalisant les employés qualifiés sur des tâches à forte valeur ajoutée. L’apprentissage automatique a permis d’aller plus loin dans l’automatisation, et la gestion des dépenses a amorcé un virage majeur vers des systèmes compatibles avec l’IA.
L’automatisation et l’apprentissage automatique aident les équipes financières à repérer toutes les anomalies, avec un minimum d’intervention manuelle et de surveillance. Avec l’automatisation et l’apprentissage automatique combinés, la gestion des dépenses peut atteindre une meilleure conformité, un aperçu en temps réel des dépenses, une meilleure responsabilisation, une détection fiable des fraudes, une transparence financière.
