#1 Travailler son déroulé

Comme pour un événement classique, vous devez faire du déroulé de la journée une priorité. Il ne doit pas être rigide afin de pouvoir évoluer en temps réel et répondre ainsi à l’ambiance générale de l’événement.

Pour capter l’attention des participants, le déroulé devra donc intégrer les différents formats de présentations en alternant visioconférences, prises de parole et activités interactives pour être le plus dynamique possible.

Voici les principales questions à vous poser pour proposer une expérience virtuelle de qualité à vos invités :

• Qu’est- ce que cet événement apporte à mon audience?
• Quel est le profil des participants ?
• Qu’est-ce qui les motive à se joindre à vous ?

Quand vous aurez répondu à ces questions, le cadrage et l’animation de votre événement seront déjà bien avancés.

#2 Communiquer avant, pendant et après

La communication est essentielle. Votre stratégie doit être organisée et structurée pour faire connaître votre événement afin d’inciter un maximum d’invités à y participer. Vous devez communiquer rapidement les modalités d’inscription qui doivent être simples et accompagnées d’un lien sans aucune difficulté d’accès.

Donc prévoyez une campagne en :

• Partageant rapidement le lien d’accès à l’événement
• Révélant certains intervenants ou contenus partagés
• Montrant les coulisses et préparatifs
• Proposant des interviews des différents intervenants en amont de l’événement pour susciter la curiosité et l’envie de participer

Maintenez le lien avec vos invités avant l’événement. N’hésitez pas à leur rappeler la date et l’heure de connexion par des emails « save the date » réguliers.

Mais la communication ne s’arrête pas lorsque l’événement est terminé ! Il faut maintenir le lien avec les participants en leur proposant des replays, des podcasts des différentes interventions et en envoyant l’incontournable mail de remerciement qui permettra de prendre date pour un événement futur.

#3 Choisir le bon outil

Choisir la plateforme collaborative qui regroupe toutes les fonctionnalités vous permettant de diffuser, animer et analyser votre événement n’est pas toujours une mince affaire. L’environnement doit être intuitif et propice à l’échange, pour favoriser les prises de parole dans une optique de cohésion d’équipe propre à de nombreux événements internes.

#4 Travailler vos contenus pour donner du sens

Il faut également accorder beaucoup d’importance au travail sur les messages et présentations délivrés tout au long de l’événement. Ils doivent être pertinents et cohérents. Vous devez apporter un soin particulier sur la partie visuelle de vos présentations avec des titres, des sous-titres, illustrées par des images percutantes. C’est un incontournable pour donner envie aux participants d’interagir et d’être captivé par les orateurs.

Pour capter l’attention et rendre votre événement le plus vivant possible, il faut adopter une approche directe avec :

• Des contenus percutants permettant de maintenir l’attention de participants souvent distraits par des sollicitations extérieures. Vos invités derrière leurs écrans ont une capacité d’attention parfois réduite et peuvent rapidement se détourner de vos orateurs.

Enfin, de bons contenus ne sont rien sans le choix d’un bon animateur : il jouera le rôle du monsieur Loyal qui distribue la parole, en permettant à chacun de s’exprimer. Il aura ainsi une vision en temps réel du nombre de connexions et pourra, en s’appuyant sur un modérateur, relancer les échanges et les interventions.

#5 Analyser votre événement

Dernière étape mais néanmoins essentielle : l’analyse des données collectées lors des interactions. En effet, un événement digital perdure tout au long de l’année, permettant ainsi de créer une communauté et la mobiliser.

Même si cela peut paraître rébarbatif, l’analyse du taux de satisfaction, d’engagement (selon les outils interactifs mis à disposition des participants) et de participation sont autant de données qui vont vous permettre de créer une communauté pérenne et captive.

Enfin, la digitalisation par le biais des replays, des podcasts permet de pérenniser les événements qui se pensent aujourd’hui dans la durée et plus seulement sur une journée unique.

L’événementiel digital est amené à se développer considérablement pour répondre aux évolutions de nos modes de travail, à l’éloignement géographique des collaborateurs et à la dématérialisation des échanges. Nous devons tous nous interroger sur notre façon de concevoir et d’animer des événements vécus pour de nombreux participants depuis chez eux.

Par Sofia Cianferoni, Directrice Marketing & Communication chez Wisembly