Les réunions, une perte de temps ? Selon l’étude OpinionWay, à peine plus de la moitié (52%) de ces réunions sont considérées comme productives. Pire encore, 26% des sondés ne voient pas la nécessité de leur présence à ces réunions. Pourquoi y aller alors? Pour une raison simple: 75% des répondants déclarent ne pas avoir la possibilité de décliner l’invitation. Ce cauchemar a un nom : le réunapping.

Vous avez dit « réunapping » ?

Peut-être le mot est-il nouveau pour vous, mais le concept auquel il se rapporte, est, lui, tristement connu de tous. Il se réfère à une forme d’enlèvement non criminel au cours duquel vous, ou l’un de vos collègues êtes kidnappés et forcés à subir une réunion complètement inutile (« réunion » + « kidnapping » = « réunapping » !) .

Rien de grave si cela est occasionnel. Mais, fréquent, l’événement peut rapidement devenir problématique ; car le temps c’est de l’argent. Il faut donc absolument éviter d’en perdre.

Les réunions ont un coût

Loin de moi l’idée de remettre en cause l’intérêt des réunions. Mais comme le dit l’adage : « la modération est la meilleure des choses ». C’est pour cela que Harvard Business Review a créé le Meeting Cost Calculator, une application qui vous permet d’évaluer le coût de vos réunions sur la base de la durée, le nombre de participants et leurs salaires. L’application calcule le coût d’une réunion donnée pour votre entreprise, et estime ce que vous auriez pu économiser. Smart n’est-ce pas ?

La multiplication d’applications similaires, telles que Réunionmètre ou Real Cost Meeting, est d’ailleurs l’indicateur d’une prise de conscience grandissante par les entreprises, de la problématique que représente le coût des réunions.

Un problème organisationnel

La gestion du temps se concentre souvent sur des tâches particulières : n’assister qu’aux réunions pertinentes, prioriser, structurer sa boite mail. Mais ces conseils entrent parfois en conflit avec la culture définie par votre entreprise. En ignorant certains emails ou certaines réunions, vous risquez de vous attirer les foudres de vos collègues ou de votre employeur. Selon Mankins de Bain & Company, c’est la raison pour laquelle les « entreprises innovantes traitent le temps comme une ressource rare et que l’on utilise aussi précautionneusement que le capital ».

Votre entreprise souffre-t-elle de réunapping ? En voici 3 des principaux symptômes :

1. Le nombre ne fait pas la qualité
On ne juge pas de la qualité d’une réunion à son nombre de participants. Invitez uniquement les personnes décisionnaires pour gagner en temps et en efficacité.

2. Se forcer à assister à une réunion
Inutile d’assister à une réunion dont le sujet ne vous intéresse pas vraiment, vous y perdrez un temps précieux mieux investi dans des tâches plus importantes ou plus urgentes que vous délaisseriez pour vous y rendre. En vous concentrant sur ces tâches prioritaires, vous serez plus productif, plus passionné et au final apporterez une contribution majeure à votre entreprise.

3. Les longueurs sont l’ennemi de la précision Si seulement 15 minutes d’une réunion d’une heure vous intéressent, ne vous sentez pas obligé d’y rester jusqu’au bout. Les gens ont tendance à perdre le fil lorsque quelque chose ne les intéresse pas directement, ce qui finit par les distraire tout au long de la réunion,  y compris au moment critique où l’attention est vraiment requise. En d’autres mots : structurez votre réunion de manière à ne pas imposer à tous les participants d’assister au premier et dernier point de cette dernière.

Comment organiser une réunion efficace en 3 étapes-clés

1. La préparation
Toute préparation de réunion efficace obéit à une méthodologie simple : la réunion doit suivre un agenda avec des objectifs clairs et prévoir suffisamment de temps pour l’échange autour d’éventuelles questions. Si votre première réaction est de penser qu’une réunion n’a pas besoin d’être planifiée, alors peut-être devriez-vous vous interroger sur l’utilité même de cette réunion.

Partagez l’agenda avec l’ensemble des participants avec suffisamment d’anticipation pour leur permettre de se préparer et éventuellement ajouter des éléments à aborder.

2. La modération
Toute réunion a besoin d’un modérateur qui en garantit le bon déroulé, dans les temps, le ton et le respect des valeurs de l’entreprise. Un bon modérateur utilise d’ailleurs l’agenda pour s’assurer du bon déroulement et de la pertinence de la réunion. Il incite aussi tous les participants à contribuer de manière constructive et positive. Il prendra également la parole pour éviter que la réunion ne s’éparpille dans des discussions interminables, conformément à son rôle à la fois de médiateur et de participant.

3. Le plan pour action
Terminez la réunion avec des actions concrètes à mettre en place à échéances claires, et informez tout le monde des prochaines étapes. Faites un récapitulatif de réunion qui en résument les points-clés, décisions prises, problèmes abordés et résultats recherchés. Enfin, décidez d’une date pour la prochaine réunion… naturellement, après avoir bien réfléchi à l’utilité de celle-ci !