Les documents administratifs freinent la productivité

Que vous le fassiez vous-même ou que vous le déléguiez à un collaborateur, le développement de votre entreprise passera par certaines tâches administratives récurrentes telles que l’édition de contrats, la saisie de devis, l’envoi de factures, la relance de clients pour impayés, etc.

Vous l’avez compris vous n’y échapperez pas… Sauf qu’il est certain qu’à la création de votre entreprise vous n’aviez pas non plus pour objectif de passer la majorité de votre temps à produire ces nombreux documents comptables.

Ces documents comptables, nécessaires pour votre entreprise, peuvent être source de perte de temps pour plusieurs raisons : travail sur d’anciennes versions, devis accessible depuis un seul ordinateur, gabarit excel de facture différent, données clients non à jour, délai de transmission des éléments à votre expert-comptable… .

Et si aujourd’hui pour y remédier vous automatisiez votre comptabilité afin de vous consacrer à votre métier ?

Centralisation des informations et des documents comptables

L’automatisation de la comptabilité, et de manière générale de la gestion d’entreprise, passe tout d’abord par la centralisation de l’information. Pour cela il est possible d’utiliser un outil de CRM (Customer Relationship Management) dédié à la gestion de la relation client. Toutes les données clients sont alors à jour et utilisables par les collaborateurs de la société.

En y associant un logiciel de facturation, comprenant un module de CRM, un devis peut être créé en quelques minutes à un prospect pour ensuite être transformé d’un simple clic en bon de commande. Ce même bon de commande entre automatiquement dans le flux de facturation pour devenir au final une facture payée par le client.

Toutes les données de gestion étant présentes dans un seul et même outil, il est maintenant possible d’automatiser la comptabilité. Comment ?

L’automatisation de la comptabilité en mode SaaS

Pour y répondre prenons l’exemple du logiciel de gestion commerciale de la plate-forme Evoliz.com. Cet outil en mode SaaS (Software as a Service), à destination des TPE / PME, facilite la facturation et le traitement de la tenue comptable d’une entreprise.

A l’aide des données présentes dans l’outil, l’application va automatiquement créer les écritures et les journaux comptables (Banque, Vente, Achat, Caisse) pour ensuite les communiquer facilement à votre expert-comptable.
Cela est entre autres rendu possible en connectant votre compte en banque directement au logiciel de gestion. Cette opération redescendra automatiquement toutes les lignes du relevé bancaire pour pointer les entrées-sorties d’argent selon des règles de rapprochement spécifiques à votre entreprise.

A noter que sur la question de la productivité, les logiciels en SaaS bénéficient de nombreux avantages et apportent une solution efficace face à ces problématiques de gestion à distance, en temps réel, depuis n’importe quel ordinateur et avec une approche multi-collaborateurs.

En utilisant un tel outil, la collaboration avec votre expert-comptable est optimisée et votre temps dédié à la croissance de votre chiffre d’affaires !