Trop de réunions d’entreprises sont passées par pertes et profits. Elles restent cependant indispensables au développement de l’entreprise. 
Fastidieuses, longues, inutiles, les réunions ne sont pas assimilées à des moments d’épanouissement. D’après une étude de Research Now, 10 % des cadres européens avouent même avoir piqué du nez pendant une réunion. Au final, à peine 16 % des collaborateurs jugent les réunions stimulantes.
Impossible cependant de les supprimer. Certains messages ne peuvent être délivrés que dans une assemblée. De la même manière que certaines problématiques ne peuvent être traitées qu’en équipe. Dans son ouvrage, « Animez vos réunions », Julia Kalfon donne les clés aux managers pour réussir à organiser une réunion utile pour tout le monde. Encore faut-il se poser les bonnes questions. En voici quatre :

1 « Cette réunion est-elle indispensable ? »

Toutes les assemblées ne sont pas utiles. Parfois, communiquer des éléments à trois personnes suffit amplement. Pas besoin de réunir toutes les équipes. D’autant que cela prend du temps. Pour tout le monde. Toujours selon l’étude, 86 % des personnes interrogées estiment qu’elles perdent jusqu’à cinq heures par semaine à cause de ces réunions.
Or, pendant ce temps-là, les collaborateurs ne travaillent pas pour l’entreprise. « Si vous cumulez le taux horaire des personnes présentes, le coût des loyers, l’électricité, une réunion peut au final coûter très cher à l’entreprise », explique Julia Kalfon.

2 « Ai-je toutes les bonnes personnes pour ma réunion ? »

« Une réunion est indispensable à partir du moment où toutes les personnes présentes sont indispensables », explique l’auteur. Surtout si l’objet de celle-ci a pour but la résolution d’un problème : nouveau site, application d’une nouvelle stratégie, réponse à un appel d’offres, etc…
Des enjeux cruciaux pour l’entreprise. Assez en tout cas, pour qu’il n’y ait pas de personnes en trop lors de cette séance de travail. « Toutes les forces sont requises. », rappelle Julia Kalfon.

3 « Comment je vais faire pour animer la réunion ? »

Bien souvent, la parole est monopolisée par le manager. Deux, trois personnes expansives interviennent, mais au-delà la parole ne tourne pas. Un piège dans lequel il ne faut pas tomber. « Il faut aller chercher tout le monde ».
Le rôle du manager est ici crucial. Il donne la parole à tout le monde, libère les énergies, concentre l’attention sur un problème. « Commencez par ceux qui n’ont pas l’habitude d’intervenir. Posez-leur plusieurs fois la même question, s’il le faut ». Le tact est ici de mise. Attention à ne braquer personne. L’objectif reste le même : unir toutes les énergies pour le bien de l’entreprise.
Ne reste au dirigeant de la réunion, qu’à maintenir l’attention éveillée.

4 « L’attention de la salle est-elle avec moi ? »

Le temps où le manager n’avait besoin que de sa parole pour diriger une réunion est révolu. Aujourd’hui, les employés ont besoin de sens pour s’épanouir au travail. « Il y a un vrai besoin de bien-être », ajoute Julia Kalfon. La réunion peut servir à cela.
Seulement, avec les écrans de smartphones, d’ordinateurs, l’attention se dissipe aussi vite qu’un claquement de porte. « Celui qui dirige la réunion doit changer plusieurs fois de rythme » : militaire, persuasif, créatif. Le manager joue ici plusieurs rôles.
Dans un monde idéal, chaque personne doit, à la sortie de la réunion, connaître sur le bout des doigts ses nouvelles missions. De sorte qu’à la prochaine assemblée, tout le monde a pu avancer sur ses dossiers.
 

Tancrède Blondé