J’entends souvent des managers regretter que leurs équipes ne prennent guère d’initiatives. Vrai ou pas, la question n’est pas là. Je n’entrerai pas dans une telle polémique. En revanche, favoriser la prise d’initiatives au sein de son équipe demande de créer un climat propice et des habitudes de management, en ce sens. Compte tenu de ce constat, je vous propose des pistes pour agir.
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Donner l’autorisation
Vous demandez parfois l’avis de vos collaborateurs en réunion et rien ne se passe. Leur créativité vous apparaît être au point mort. Le silence laisse la place aux idées que vous attendiez. Oser s’ouvrir, donner un point de vue demande d’être en confiance.
Alors comment s’y prendre ?
Cela implique de créer un climat propice. A vous d’expliquer à vos collaborateurs que vous recherchez de nouvelles idées ou propositions et d’instaurer des règles appropriées. Dîtes bien que le jugement n’est pas de mise et que chacun peut s’exprimer. Dans ce contexte, adoptez une attitude ouverte. Acceptez les propositions qui émergent qu’elles vous semblent pertinentes ou pas. Prenez le temps de poser le cadre et de bien définir ce que vous attendez de vos collaborateurs.
Accompagner l’autonomie
La prise d’initiatives est possible lorsque vos collaborateurs deviennent suffisamment autonomes et compétents. Un débutant dans une fonction a besoin de temps pour s’approprier les contours de son poste. Ainsi, en phase d’apprentissage, le recul lui manque pour être force de proposition.
L’autonomie et la prise d’initiatives sont des processus qui se préparent. Prenons un exemple. Un jeune commercial a besoin de soutien. Son manager peut lui proposer de préparer avec lui la prochaine réunion commerciale. Puis, dans un deuxième temps, il lui demande de préparer seul cette réunion et de regarder ensemble le résultat de cette préparation. Ce processus se réitère jusqu’à ce que le collaborateur soit en mesure de préparer seul la réunion et qu’il sache innover.
Le champ d’action des collaborateurs varie en fonction des compétences de chaque membre de l’équipe. La prise d’initiative grandit en même temps que la compétence s’accroît. Le manager guide cette prise d’initiative. Elle est étroite au démarrage d’un nouveau collaborateur pour s’étendre petit à petit. Plus un collaborateur est compétent et autonome, plus il est à même de prendre des initiatives.
Les limites
Mobiliser vos équipes grâce à la prise d’initiative est certainement apprécié. Comme nous venons de le voir, vous ne pourrez la solliciter que si vos collaborateurs sont autonomes et compétents.
D’autres conditions s’y ajoutent. A savoir, accepter le droit à l’erreur mais aussi que la participation des équipes soit vraie. En effet, si vous demandez à vos collaborateurs de faire des propositions, vous acceptez alors de prendre une décision collégiale, autre que la vôtre. Si tout est déjà prévu, acté, la demande de participation est tronquée. Quoi de plus démotivant pour les équipes de se rendre compte que la décision est déjà prise ! A vous de distinguer le négociable du « non » négociable.
Par ailleurs, la prise d’initiative est inadaptée dans certaines situations. Si l’urgence prime, si l’enjeu est important, s’il faut restructurer votre service, la décision vous revient. La demande de prise d’initiative devient inopérante si vous fuyez des responsabilités de votre ressort.
Au final, inculquer une « culture » de la prise d’initiative ne s’improvise pas. Elle demande réflexion pour s’assurer de sa faisabilité et de son bien fondé. Elle se construit et exige une attitude d’ouverture qui laisse de la place à une façon de faire alternative. Elle est utile pour montrer la valeur ajoutée des collaborateurs. Elle s’inscrit dans un processus large de collaboration.
Avez-vous été en présence d’un manager qui prône la participation tout en la verrouillant ?
