Petite brève sur les nouvelles modalités de la Déclaration Unique d’Embauche, avec cet article de notre chroniqueuse Nathalie Olivier :

Quoi de neuf du côté de la Déclaration Unique d’Embauche ?

La déclaration préalable à l’embauche et la DUE fusionnent à partir du 1er août prochain. Un décret du 16 juin apporte des précisions sur cette déclaration unique.

Désormais, la « déclaration unique d’embauche » disparaît au profit d’une déclaration préalable à l’embauche rénovée !

En prévoyant une seule et unique déclaration d’embauche, le décret du 16 juin 2011 simplifie les formalités que les employeurs doivent accomplir en cas d’embauche. Car si la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) était effectuée dans le cadre de la déclaration unique d’embauche (DUE), ces deux déclarations obéissaient à des régimes distincts en matière de délais d’établissement, de transmission ou bien encore s’agissant des mentions obligatoires.

Petit rappel important :

• Tout employeur recrutant un salarié doit établir une déclaration unique d’embauche (DUE), même pour des collaborateurs recrutés dans le cadre de contrats aidés. Peu importe les conditions d’exercice de la profession du salarié embauché et la durée de son engagement. Si vous embauchez à plusieurs reprises le même salarié (extra, contrat de très courte durée, etc.), vous devez effectuer une DUE à chaque fois.
• La déclaration doit parvenir à l’Urssaf avant la prise de fonction, au tout début de la période d’essai, et au plus tôt 8 jours avant la date d’embauche.

Pourquoi faire cette déclaration ?

Elle est essentielle dans le processus de recrutement, elle permet :

• Au salarié : d’ouvrir ses droits sociaux
• A l’employeur : d’être couvert en cas d’accident de travail du collaborateur, d’éviter toute sanction (notamment celle de travail dissimulé qui n’est pas des moindre !) et de bénéficier de ses droits à exonération éventuels

Quelles déclarations maintenant ?

Cette nouvelle déclaration d’embauche permet d’accomplir :

• l’immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale
• l’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie
• l’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage
• la demande d’adhésion à un service de santé au travail
• la demande d’examen médical d’embauche.

La déclaration préalable d’embauche contiendra les informations suivantes :

• la dénomination sociale ou nom et prénoms de l’employeur, code APE, adresse de l’employeur, numéro du système d’identification du répertoire des entreprises et de leurs établissement ainsi que le service de santé au travail dont l’employeur dépend s’il relève du régime général de sécurité sociale
• les nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié et son numéro national d’identification, s’il est déjà immatriculé à la sécurité sociale
• les date et heure d’embauche
• la nature, durée du contrat ainsi que la durée de la période d’essai éventuelles pour les CDI et les CDD dont le terme ou la durée minimale excède 6 mois.

Comment envoyer la déclaration ?

• Par voie électronique, le plus simple
• Via un formulaire papier en dernier recours : ce n’est qu’à défaut que l’employeur peut utiliser un formulaire, qui sera envoyé par télécopie ou par lettre RAR : dans ce dernier cas, la lettre doit être envoyée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche.

Aller sur le site

A propos de l’URSSAF…

L’Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales est un organisme qui collecte les cotisations et les contributions sociales (CSG, CRDS…) qui permettent de financer la prise en charge ou le remboursement de soins médicaux, d’indemnités en cas d’arrêt maladie, de congé maternité ou d’accident du travail, ainsi que le paiement des retraites de base et des allocations familiales des bénéficiaires du régime général de la sécurité sociale.
Si c’est votre première fois, pour connaître votre URSSAF de rattachement, aller sur ce lien !
Une fois la déclaration envoyée, que se passe-t-il ?

L’Urssaf adresse à un document accusant réception de la déclaration et mentionnant les informations enregistrées l’employeur dans les 5 jours ouvrables suivant celui de la réception du formulaire de déclaration, ce qui est déjà le cas.

L’employeur doit conserver l’avis de réception jusqu’à l’accomplissement de la déclaration prévue à l’article R. 243-14 du code de la sécurité sociale [déclaration des rémunérations aux organismes chargés du recouvrement des cotisations] et non plus jusqu’à la délivrance du premier bulletin de paie, comme cela était le cas jusqu’à présent.

Ce décret supprime l’obligation pour l’employeur de remettre au salarié le volet détachable de l’avis de réception qui mentionne les informations contenues dans la déclaration préalable d’embauche. En revanche, il doit remettre au salarié une copie de la déclaration préalable à l’embauche ou de l’accusé de réception. Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d’un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration.

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